Проверка документа соответствия начинается не только с номера: важно сверить сведения с фактическим товаром, поставщиком и условиями поставки. Этот порядок помогает использовать реестр как рабочий инструмент предварительного контроля.
Порядок проверки
- Найдите запись. Используйте номер документа, название продукции, изготовителя или иные известные данные.
- Проверьте статус. Убедитесь, что документ действует и не имеет ограничений, значимых для вашей задачи.
- Сопоставьте сроки. Дата регистрации и окончание действия должны соответствовать моменту поставки или продажи.
- Сверьте участников. Проверьте заявителя, изготовителя и орган сертификации с документами по сделке.
- Изучите продукцию. Наименование и характеристики в карточке должны соответствовать товару, который вы планируете принять или реализовать.
Когда нужна дополнительная проверка
Уточнение у первоисточника необходимо, если сведения в документах отличаются от карточки, срок близок к окончанию, статус изменился или товар имеет несколько вариантов исполнения. Для сложных категорий следует также проверить применимые технические регламенты и требования к маркировке.
Результат
После проверки сохраните ссылку на карточку во внутреннем досье сделки и зафиксируйте дату просмотра. Это упрощает повторную проверку и коммуникацию между закупкой, логистикой и отделом качества.